• /
  • ECM

ECM

Enterprise Content Management(ECM)

Jedan od glavnih izazova današnjice u svakodnevnom poslovanju predstavljaju procesi upravljanja, uporabe i spremanja poslovnih sadržaja neovisno o izvoru, lokaciji, obliku i vremenu. Ubrzan razvoj tehnologija na području kreiranja, obrade i prijenosa informacija donio je mnoštvo poboljšanja, međutim da bi se u današnjem tempu poslovanja zadržala konkurentnost potrebno je više od toga. Upravljanje nestrukturiranim i slabo strukturiranim sadržajem u tom je aspektu razvoja u velikoj mjeri zanemareno, a upravo to predstavlja najbitniji dio poslovnih procesa svakog poduzeća.

„85% informacija je nestrukturirano“

Vizija sve većeg broja organizacija jest uvođenje sustava jedinstvenog izvora informacija za sve korisnike kroz cijelu organizaciju i kroz sve sustave. Strategije za ispunjenje jedinstvenog izvora informacija mogu biti različite: integracija poslovnih aplikacija, integracija postojećih segmenata ECM-a(DM,RM…), implementacija pretraživačkih portala i nadogradnja postojećeg ECM rješenja. Iz navedenih strategija je vidljivo težište prema unificiranom ECM rješenju tj. ECM platformi, rješenju koje može ponuditi sve potrebne module za implementaciju i realizaciju jedinstvenog izvora informacija. Kako bi odgovorili na poslovne zahtjeve po pitanju upravljanja i usklađenosti kao i potrebama korisnika za pojednostavljenjem ICT arhitekture kroz jedinstvenu integriranu platformu kod svojih cijenjenih korisnika, tvrtka SOFT-CON d.o.o. razvila je DOCUMAN SC 3.0 ECM modularnu platformu.

ECM predstavlja jedno od najbrže rastućih područja IT-a, premašujući tradicionalne poslovne aplikacije svojim dvoznamenkastim godišnjim rastom. ECM svoj rast može zahvaliti djelomično potrebom za obuzdavanjem sadržaja, ali još značajnije potrebi za povećanjem produktivnosti zaposlenika, unaprjeđenjem razmjene znanja i smanjivanjem fiksnih troškova. ECM zauzima svoje mjesto u vrhu IT tehnologija kao koncept i proizvod.

„30% radnog vremena provedemo u potrazi za informacijama“

Istraživanja pokazuju da 30% radnog vremena provedemo u potrazi za informacijama. Samim time tradicionalne metode za dobavu i pretragu informacija dovode do znatnih gubitaka u smislu profitabilnosti i učinkovitosti. U svrhu povećanja produktivnosti i konkurentnosti, važno je imati prave informacije dostupne u pravo vrijeme u pravom kontekstu, uz mogućnost integracije informacija u poslovne procese prema potrebama korisnika. Integracijom različitih izvora informacija postiže se dosljednost pohranjenih podataka i osigurava dostupnost informacija iz različitih odjela, sustava i aplikacija kroz organizaciju.

Uvođenje upravljanja poslovnim procesima (BPM) se očituje bržim protokom informacija, kraćim odzivom, brzom realizacijom i povećanju poslovne fleksibilnosti omogućavajući brži izlazak na tržište i kompetitivnost organizacije. Gledajući ekonomske pokazatelje, BPM povećava učinkovitost i profitabilnost, podržava rast i osigurava bolju optimizaciju resursa.

Još uvijek postoje znatne praznine u poslovnim procesima. Informacije nisu dostupne u samim poslovnim procesima gdje je to potrebno i informatizirani poslovni procesi nisu kontinuirani. Jedan od najočitijih primjera za to je ulazni dokument za obradu. Ako dokument ulazi u organizaciju poštom, faksom, e-mailom i sl. nedostatak automatiziranog procesa dovodi do duge obrade, odgovora i slabog protoka podataka unutar organizacije. Zatvaranjem tih praznina i automatizacijom sučelja između koraka poslovnih procesa i odjela unutar tvrtke, postižu se značajne uštede resursa, rezanje troškova i povećanje produktivnosti.

Konsolidacija upravljanja informacijama predstavlja središnju ulogu ECM-a. Cilj je postići temeljnu infrastrukturu koja optimizira resurse i troškove.

Konsolidiranje podataka u standardne formate i repozitorije je još jedan oblik konsolidacije koji se koristi kako bi smanjili troškove, osigurali dosljednost podataka i optimizirali dostupnost informacija unutar poslovnih procesa. Ovakav konsolidacijski proces rezultira smanjivanjem troškova IT opreme kao i aplikacijskih troškova.

Konsolidiranje aplikacija smanjuje administrativne troškove, povećava produktivnost zaposlenika i smanjuje procesne troškove organizacije. Unificiranost modula  i mogućnost integracije s postojećim ERP, CRM i drugim sustavima, povećava učinkovitost zaposlenika smanjenjem složenosti na razini korisnika i smanjuje potrebu za obukom u korištenju novih funkcija.