Open source
Open source (engl. Otvoreni kod) je naziv koji se koristi za softvare koji je za korisnika potpuno besplatan i bez ograničavanja načina korištenja, promjena ili dijeljenja istog. Drugim riječima to je kod dostupan korisniku na način da ga se može potpuno prilagođavati njegovim individualnim potrebama. (primjeri: Firefox web preglednik, MediaWiki softver, Joomla,Linux, Android)
Cilj tehnologije otvorenog koda je da što više ljudi sudjeluje u razvoju neke aplikacije. Time se sustav samostalno nadograđuje, a programeri mogu najviše naučiti prateći razvoj open source aplikacija, testirati i uklanjati bugove. Za korisnika je najvažnije da prilikom uporabe sustava baziranih na tehnologiji otvorenog koda ima odgovarajuću stručnu podršku u održavanju i nadogradnji sustava.
Enterprise Content Management (ECM)
Jedan od glavnih izazova današnjice u svakodnevnom poslovanju predstavljaju procesi upravljanja, uporabe i spremanja poslovnih sadržaja neovisno o izvoru, lokaciji, obliku i vremenu. Ubrzan razvoj tehnologija na području kreiranja, obrade i prijenosa informacija donio je mnoštvo poboljšanja, međutim da bi se u današnjem tempu poslovanja zadržala konkurentnost potrebno je više od toga. Upravljanje nestrukturiranim i slabo strukturiranim sadržajem u tom je aspektu razvoja u velikoj mjeri zanemareno, a upravo to predstavlja najbitniji dio poslovnih procesa svakog poduzeća.
„85% informacija je nestrukturirano“ (Izvor: Merryl Lynch)
Vizija sve većeg broja organizacija jest uvođenje sustava jedinstvenog izvora informacija za sve korisnike kroz cijelu organizaciju i kroz sve sustave. Strategije za ispunjenje jedinstvenog izvora informacija mogu biti različite: integracija poslovnih aplikacija, integracija postojećih segmenata ECM-a (DM, RM…), implementacija pretraživača i nadogradnja postojećeg ECM rješenja. Iz navedenih strategija je vidljivo težište prema unificiranom ECM rješenju tj. ECM platformi, rješenju koje može ponuditi sve potrebne module za implementaciju i realizaciju jedinstvenog izvora informacija. Kako bi odgovorili na poslovne zahtjeve po pitanju upravljanja i usklađenosti kao i potrebama korisnika za pojednostavljenjem ICT arhitekture kroz jedinstvenu integriranu platformu kod svojih cijenjenih korisnika, tvrtka SOFT-CON d.o.o. razvila je DOCUMAN SC 3.0 ECM modularnu platformu na osnovi tehnologije otvorenog koda (engl. Open source).
ECM predstavlja jedno od najbrže rastućih područja IT-a, premašujući tradicionalne poslovne aplikacije svojim dvoznamenkastim godišnjim rastom. ECM svoj rast može zahvaliti djelomično potrebom za obuzdavanjem sadržaja, ali još značajnije potrebi za povećanjem produktivnosti zaposlenika, unaprjeđenjem razmjene znanja i smanjivanjem fiksnih troškova. ECM zauzima svoje mjesto u vrhu IT tehnologija kao koncept i proizvod.
„30 do 40% radnog vremena provedemo u potrazi za informacijama“ (Izvor: Gartner, Inc.)
Istraživanja pokazuju da “radnici u bijelim ovratnicima” engl. “white collar” tj. radni kontingent koji se bavi poslovima u uredu za koje je potrebno više ili visoko obrazovanje i koji ne zahtijevaju fizički rad, 30 do 40% svojeg radnog vremena provede u potrazi za informacijama. Samim time tradicionalne metode za dohvat i pretragu informacija dovode do znatnih gubitaka u smislu profitabilnosti i učinkovitosti. U svrhu povećanja produktivnosti i konkurentnosti, važno je imati prave informacije dostupne u pravo vrijeme u pravom kontekstu, uz mogućnost integracije informacija u poslovne procese prema potrebama korisnika. Integracijom različitih izvora informacija postiže se dosljednost pohranjenih podataka i osigurava dostupnost informacija iz različitih odjela, sustava i aplikacija kroz čitavu organizaciju.
Uvođenje upravljanja poslovnim procesima (BPM) se očituje bržim protokom informacija, kraćim odzivom, brzom realizacijom i povećanju poslovne fleksibilnosti omogućavajući brži izlazak na tržište i kompetitivnost organizacije. Gledajući ekonomske pokazatelje, BPM povećava učinkovitost i profitabilnost, podržava rast i osigurava bolju optimizaciju resursa.
Još uvijek postoje znatne praznine u poslovnim procesima. Informacije nisu dostupne u samim poslovnim procesima gdje je to potrebno i informatizirani poslovni procesi nisu kontinuirani. Jedan od najočitijih primjera za to je ulazni dokument za obradu. Ako dokument ulazi u organizaciju poštom, faksom, e-mailom i sl. nedostatak automatiziranog procesa dovodi do duge obrade, odgovora i slabog protoka podataka unutar organizacije. Zatvaranjem tih praznina i automatizacijom sučelja između koraka poslovnih procesa i odjela unutar tvrtke, postižu se značajne uštede resursa, rezanje troškova i povećanje produktivnosti.
Konsolidacija upravljanja informacijama predstavlja središnju ulogu ECM-a. Cilj je postići temeljnu infrastrukturu koja optimizira resurse i troškove.
Konsolidiranje podataka u standardne formate i repozitorije je još jedan oblik konsolidacije koji se koristi kako bi smanjili troškove, osigurali dosljednost podataka i optimizirali dostupnost informacija unutar poslovnih procesa. Ovakav konsolidacijski proces rezultira smanjivanjem troškova IT opreme kao i aplikacijskih troškova.
Konsolidiranje aplikacija smanjuje administrativne troškove, povećava produktivnost zaposlenika i smanjuje procesne troškove organizacije. Unificiranost modula i mogućnost integracije s postojećim ERP, CRM i drugim sustavima, povećava učinkovitost zaposlenika smanjenjem složenosti njihovih radnih zadataka i smanjuje potrebu za obukom u korištenju novih funkcija.